Budget Exceptionnel de club- Nouvelles conditions d'attribution- Choix Année (2022 / 2023) et FAQ

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Modalités et Règles d’attribution d’un budget exceptionnel 

 

La vocation associative de l’Apm permet d’attribuer une partie du budget global de l’Apm aux initiatives à valeur ajoutée pour les clubs et le réseau.

Dans ce cadre et lorsque les conditions économiques le permettent, l’attribution de budgets exceptionnels aux clubs fait partie intégrante de cet objectif de redistribution.

 

A partir de 2021 de façon à avoir un fonctionnement clair et connu de tous, chaque club bénéficie d’un budget exceptionnel et ce selon les modalités suivantes:

1/ en 2021 : “remise à zéro” avec allocation exceptionnelle de 750€ HT à tous les clubs ( ⇒ budget global: 309K€) 

2/ à partir de 2022, 50% des clubs auront un budget exceptionnel de 1500€ HT annoncé en septembre de l’année précédente

Tous les clubs auront donc un budget exceptionnel de 1500€HT tous les 2 ans

Les budgets sont à consommer sur l'année de la requête. Le budget exceptionnel 2021 de 750 euros ne peut être reporté.

 

Que couvre un budget exceptionnel?

 

Un budget exceptionnel couvre des frais n’entrant pas dans le budget normal d’une rencontre.

La contribution concerne les projets s’inscrivant dans les fondamentaux de l’Apm (« progrès des adhérents », développement du club, etc.).

Le Budget exceptionnel répondant à l'objectif implicite de développer la cohésion du club, le nombre de participants doit être élevé (préconisation: supérieur à 70% comme pour une rencontre)

 

Par exemple

  • le test d’une innovation pédagogique, 
  • un déplacement ou un projet entrant dans le cycle des 10 rencontres pour découvrir l’économie locale, 
  • une séance de travail hors site habituel sur un thème particulier permettant le progrès des adhérents, etc.

Qui décide de l’allocation du budget exceptionnel?

Le Président en tant que représentant du club valide le projet  avec le club et l’animateur de l’utilisation du budget exceptionnel. 

Le Président valide avec l’animateur les conditions et la disponibilité de l’animateur pour le projet en cas de voyage. 

Note particulière: un animateur de club signe une convention d’honoraires annuelle. Une rencontre représente environ 2 jours /mois en tenant compte de la préparation amont. L’animateur n’a pas vocation a être agence de voyage. Il est donc essentiel que les adhérents soient partie prenante de l’organisation du voyage.

Comment bénéficier du budget exceptionnel 

Afin de permettre aux clubs de définir leur projet selon leur temporalité, l’animateur et le président présenteront leur demande devront la faire en indiquant l’année choisie sur le formulaire ici: https://forms.gle/oaa2z3Jp2NfAKo3d6  La jauge sera définie afin de limiter à 50% des clubs les demandes.

 

FAQ

 

Quelle référence utiliser pour le budget exceptionnel:

La référence est BE”année” 

exemple: en 2022, utilisation de 1500€ pour une rencontre hors site. Paiement de la logistique: référence BE22

 

Comment se fait la prise en charge dans le cas d’un voyage?

  • CAS 1/ Le voyage fait partie du cycle de rencontre

Prise en charge apm:

  • Budget moyen mutualisé d'une rencontre classique (3100€HT)
  • Budget exceptionnel : maximum de 1500€ HT pour les surcoûts (Honoraires complémentaires de l'expert, frais de déplacement et d'hébergement de l'expert et de l'animateur, activités...). Au-delà de 1500€HT  les frais sont à la charge des adhérents. L’animateur reçoit bien sûr ses honoraires de rencontre

L’animateur ne doit pas avoir à engager de frais personnels pour participer à un voyage

Bonnes pratiques et recommandations

  • Solliciter un agence de voyage qui fera la répartition équitablement des éventuels surcoûts sur le “forfait” payé par les adhérents.
  • Prendre une assurance annulation

Organisation logistique:

  • Une fois l'expert choisi et confirmé, le club passe par une agence de voyage pour la logistique, car l'apm n'intervient pas dans l'organisation.  

Organisation pour les règlements/acomptes:

  • L’Apm règlera les factures, à hauteur du montant maximum de 4600€ (3100€ + 1500€) sous réserve que toutes les factures ont la référence du no de rencontre et la référence BExx
  • CAS 2 le voyage ne fait pas partie du cycle de rencontre

L’Apm prendra en charge uniquement 1500€.

La facturation pourra se faire de 2 façons:

  • Facture du prestataire avec la référence BExx
  • Facture par l’animateur pour règlement par lui-même des dépenses liées au budget exceptionnel (information préalablement transmise au référent et au Président) pour permettre la fluidité du circuit de validation comptable  

 

L’animateur ne pourra pas facturer d’honoraires. Le club doit être informé de ce point

Les adhérents ne pourront pas demander de feuille de présence et ne pourront bénéficier de leur budget formation.

 

Exemple 1:  Voyage avec expert Madame X , 2 jours à Rome - 

 

Coûts voyage

  • Demande honoraires expert X: 2600€
  • Coûts transport/hébergement expert: 900€ 
  • Coûts transport/hébergement animateur: 900€



Coût total = 4500€

Le calcul se fait à partir du coût “mutualisé” d’une rencontre

 

Le coût d’une rencontre “mutualisée” est fixé à 3100€HT 

⇒ Prise en charge totale avec budget exceptionnel Apm = 3100 + 1500 = 4600€ 

 

Dans ce cas 1: Coût total = 4500€ <4600€ ⇒ prise en charge totale par Apm



Toutes les parties prenantes envoient une facture et devront obligatoirement mettre la référence BExx

 

Exemple 2 Voyage au Maroc 4 jours avec expert Mr Y

 

  • Demande honoraires expert X: 3000€
  • Coûts transport/hébergement expert: 1400€ 
  • Coûts transport/hébergement animateur: 1400€

 

Coût total: 5800 €  ⇒ Prise en charge Apm = 3100 + 1500 = 4600€

⇒ Les participants prendront à leur charge 1200€ 



Puis-je facturer directement et ensuite organiser le règlement des prestations?

 

L’animateur peut facturer directement le montant du budget exceptionnel avec la référence BEyy.

Afin d’assurer un circuit efficace de validation comptable, l’animateur devra impérativement informer le référent copie Président du club de cette disposition.

Pouvons-nous utiliser ce budget exceptionnel comme nous voulons?

 

Le budget exceptionnel est financé par les ressources liées aux cotisations des adhérents. Il doit donc être utilisé dans l’intérêt du plus grand nombre et selon l’objet même de l’association.

Le club doit être informé du montant redistribué et avoir validé son utilisation.

 

Puis-je reporter un budget exceptionnel d’une année à une autre?

 

Non, la gestion comptable de l’Apm ne permet pas de provision. Pour rappel: Les provisions pour charges découlent d'obligations certaines.

 

Je n’ai jamais bénéficié de budget exceptionnel, avons-nous des conditions spéciales?

 

Non. Par la nouvelle organisation l’Apm a le souci de rendre clair les modalités d’utilisation de BE et de permettre un budget exceptionnel à tous les clubs

En outre, comme indiqué ci-dessus, il n’y a pas de provisions. Chaque année définit le budget global.

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