La décision d'organiser un voyage de club implique la prise en charge par les adhérents d'une partie des surcoûts liés à ce voyage par rapport à une rencontre classique, si le voyage fait partie du cycle de rencontre (surcoût expert et/ou animateur).
Une partie du surcoût peut être absorbée par un budget exceptionnel de club, voir la section “attribution d’un budget exceptionnel”.
Pour calculer le budget du voyage, il faut ajouter aux frais logistique (déplacement, hébergement, autres frais) les honoraires et frais de l’expert ainsi que les frais de l’animateur.
Honoraires de l’expert : l’expert facture une journée d’honoraire par journée d’intervention. Dans certains cas, l’expert pourra demander un forfait d’une ½ journée d’honoraires supplémentaires au titre du déplacement et de la préparation du voyage (dans ce cas,
1 jour d’intervention = 1,5j d’honoraires, 2 jours d’intervention = 2,5j d’honoraires).
Quels sont les honoraires d’un animateur pour un voyage de club ?
Pour rappel, la convention d'honoraires d’un animateur inclut 10 jours de rencontres dans l'année et le temps de préparation correspondant est estimé à environ 10 jours.
Lorsqu'un voyage est organisé dans le cycle des 10 rencontres, l’animateur perçoit ses honoraires habituels et il est essentiel de valider la disponibilité de l'animateur.. L'animateur ne doit pas être impacté financièrement par la décision de voyage du club et n'a pas à engager de frais personnels pour accompagner le voyage (les éventuels frais de l’animateur doivent donc être intégrés dans le budget du voyage).
Lorsqu’un voyage de club est organisé en dehors du cycle, l’animateur ne perçoit pas d’honoraires de la part de l’Apm.
Comment est facturé un voyage de club ?
Pour des raisons d’assurance et parce cela ne fait partie de la mission de l’animateur, le club doit faire appel à une agence pour l’organisation logistique et la facturation du voyage (l’expert est le plus souvent source de proposition).
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