Comment bâtir le budget d'un interclubs ?

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Bâtir le budget d’un interclubs : les étapes à suivre

Il est important d’intégrer le référent régional et le consultant pédagogique dès le démarrage du projet, au titre de la dynamique régionale et du pilotage pédagogique et budgétaire.

Voici un exemple de démarche possible pour bâtir le budget d’un interclubs.

L’intérêt est de comprendre la logique de la démarche, sachant que les étapes peuvent être suivies dans un ordre différent et que l’objectif global est d’atteindre un équilibre financier.

 

Etape 1 : déterminer le budget de l’interclubs

Le budget est de 3100 Euros par club, à multiplier par le nombre de clubs

Exemple : pour 5 clubs, le budget total disponible est de 3100 * 5 = 15500 € (hors budget exceptionnel).

 

Etape 2 : déterminer les coûts logistique

Les coûts logistiques incluent la location des espaces (réunion et restauration), les frais de restauration (pauses, déjeuner, dîner le cas échéant), les frais de personnel (accueil, vestiaire…), les frais techniques (matériel et technique)

Exemple : pour 5 clubs, avec estimation de 70 adhérents + 5 animateurs, et frais logistiques (salle, restauration, technique) de 70 euros par participant : 75 * 70 = 5250 €

 

Etape 3 : déterminer le budget gestion de projet le cas échéant

Selon la taille (nombre de clubs) et l’ampleur de l’interclubs, une mission de chef de projet interclubs pourra être confiée par le référent à un ou plusieurs animateurs, avec une rétribution spécifique, à déterminer au cas par cas. 

Exemple : 1 chef de projet est nommé par le référent, avec rétribution de 1000 € pour la mission



Etape 4 : déterminer le budget disponible restant pour l’expertise

Le budget disponible est le budget restant, une fois déduit les 2 postes précédents (logistique et gestion de projet éventuelle). Ce budget expertise doit couvrir les honoraires du/des expert(s) ainsi que les frais de déplacement, de restauration et d’hébergement éventuel du/des expert(s) et enfin les frais de support pédagogiques s’il y en a.

 

Dans l’exemple ci-dessus : 

Budget expertise : 15 500 - 5250 - 1000 = 9250 €

Attention, il y a plusieurs cas de figure pour les frais d’expertise : 

  • cas 1 : l’interclubs sollicite un expert référencé pour les interclubs uniquement : pas de frais d’ingénierie pédagogique supplémentaire à prévoir au-delà des honoraires usuels de l’expert. 
  • cas 2 : si l’interclubs sollicite des experts qui ont déjà réalisé le même interclubs (cas des interclubs “sur étagère”), sans besoin de construction spécifique : pas de frais d’ingénierie pédagogique supplémentaire à prévoir au-delà des honoraires usuels de l’expert. 
  • cas 3 : si l’interclubs sollicite un ou des experts qui vont créer un contenu spécifique, pour un nouvel interclubs (cas des interclubs “sur mesure”) et que cela implique un travail de construction pour les experts, le budget expertise devra intégrer un forfait d’une demi-journée d’honoraires supplémentaire par expert

Ce budget “construction” sera intégré au budget expertise de l’interclubs et pourra donc entraîner un dépassement par rapport au budget global de l’interclubs.

 

Dans l’exemple ci-dessus, si l’interclubs sollicite 3 experts à qui est accordé une demi-journée d’honoraires supplémentaire au titre de la construction, le budget expertise sera alloué ainsi : 

1500 *1,5 (coût expert 1) + 1500 * 1,5 (coût expert 2) + 1500 * 1,5 (coût expert 3) + 3 * 500 (frais hébergement et déplacement des experts) = 8250 €

Dans ce cas précis, il restera 1000€ pour les frais de support pédagogiques éventuels et les dépenses imprévues.

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