Remboursement des frais d'hébergement & de déplacement pour la Convention 2023 à Nantes - Animateurs

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La Convention se déroulera à Exponantes, du jeudi 16 mars 11h00 au vendredi 17 mars 16h00.

Le parc des expositions de Nantes est accessible facilement en transport en commun : accès en transports en commun par le Tramway ligne 1, arrêt "Beaujoire". Comptez 20 minutes de tramway depuis la gare SNCF.

Hébergement :

  • Vos frais d’hébergement te seront remboursés au réel avec un maximum de 145€ TTC pour la nuit du jeudi 16 mars 2023, chambre et petit-déjeuner inclus.
  • Nuit supplémentaire : elle pourra être remboursée uniquement dans le cas où : 
    • les transports existants ne permettent pas d'arriver à l'heure pour le début de la convention en partant le jour même 
    • que cette demande a été validée en amont de la Convention par ton référent
  • Les frais d’hébergement pour la Convention 2023 devront être facturés dans le cadre d’une rencontre de club, au plus tard sur celle de mars 2023.
  • Il n’y aura pas de prise en compte de factures séparées ou ultérieures à la rencontre de mars 2023.

Note importante : dans un souci du respect de bonne gestion des cotisations des adhérents, l’hébergement de l’animateur de club est pris en charge par l’Apm à hauteur maximum de 145€ TTC pour une nuit. Il ne peut être demandé à l’animateur de prendre en charge le surcoût éventuel d'hébergement choisi par le club. L’animateur pourra demander à être logé dans un autre site que celui choisi par le club.

Transport :

  • Le lieu du séminaire : Exponantes est accessible facilement en transport en commun. 
    • Accès en transports en commun par le Tramway ligne 1, arrêt "Beaujoire". Comptez 20 minutes de tramway depuis la gare SNCF.
  • Conditions de remboursement :

Etant donné le contexte actuel, nous vous invitons à prendre des billets échangeables et/ou remboursables.

  • Train : les billets sont pris en charge. Nous vous invitons à les prendre le plus tôt possible.

Les ventes des billets de train Ouigo sont déjà ouvertes, et celles de OuiSNCF ouvrent 3 mois avant (début janvier). 

  • Avion : les billets seront pris en charge sur la base d’une classe éco. 
  • Voiture : si vous venez en voiture, nous vous invitons à faire du covoiturage. Les frais kilométriques (0.50 €/km, plafonnés à 300€) pourront être remboursés sous réserve que le coût global soit inférieur ou égal à un coût de transport en train. Si vous deviez avoir des frais de parking, nous comptons sur votre bonne appréciation.

Tous les frais d’acheminement du domicile à la gare ou l’aéroport (frais de taxis, parking, péage) rentrent dans le forfait frais spécifique de la rencontre de mars : 100 € HT en année de Convention.

Repas :

  • Les repas du jeudi 16 mars midi et soir et du vendredi 17 mars midi seront assurés par l’Apm sur place dans le cadre de la Convention. Les éventuels frais de bouche supplémentaires seront à votre charge.

Facturation  :

  • Pour un traitement rapide de vos frais, merci de facturer en précisant sur la facture les frais d'hébergement et de déplacement en indiquant les codes ci-dessous : 
  • CONV23FD : pour les frais de déplacement.
  • CONV23FH : pour les frais d’hébergement

Ex sur votre facture :
CONV23FH - Hotel : 145 euros TTC
CONV23FD - Billet SNCF : 300 euros. 

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter l’équipe événementiel de la maison Apm : evenement@apm.fr  - +33 (0)1 80 05 54 10

Pour nous aider à répondre rapidement, l’objet de l’email : “Convention / Déplacements ou Hébergement”

 

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